Technische Dokumentationen mithilfe von Software erstellen

Technische Erzeugnisse unterliegen in Deutschland dem Produktionssicherheitsgesetz, welches deren Hersteller auf eine Dokumentation des gesamten Produktlebenszyklus - sozusagen von der Wiege bis zur Bahre - verpflichtet. Diese sogenannten »Technischen Dokumentationen« dienen einerseits der Anweisung bestimmter Zielgruppen (etwa via Bedienungsanleitungen), der haftungsrechtlichen Absicherung eines Herstellers sowie andererseits der Produktbeobachtung und der Reproduzierbarkeit von Produkten. Doch wie mit allen bürokratischen Angelegenheiten, ist auch hier der Aufwand enorm.


Grafik Um Letzteren zu verringern sowie die Qualität von Technischen Dokumentationen (und damit die Haftungssicherheit) Software programmieren, Foto: pixabay, Pexelserheblich zu verbessern, empfiehlt es sich, auf entsprechende Software zurückzugreifen – oder die Dokumentation sogar auszulagern. Bevor die Vorzüge einer Software für die Technische Dokumentation erläutert werden, ist zunächst einmal genau zu klären, was eine Technische Dokumentation überhaupt alles umfasst.»Von der Wiege bis zu Bahre« ist hier ein gutes Stichwort. Denn Technische Dokumentationen beginnen genau dann, wenn der Entwicklungsprozess eines technischen Produktes in Gang gesetzt wird und enden, wenn seine Tage gezählt sind, es also entsorgt wird. Jede Neuerung oder Beobachtung wird protokolliert. Mitunter wird sogar bereits die Produktion von Prototypen penibel dokumentiert. Nach der Richtlinie des »Vereins Deutscher Ingenieure« (VDI 4500) lassen sich zwei Arten von Technischen Dokumentationen unterscheiden: Auf der einen Seite braucht es »interne« Technische Dokumentationen. Dies können Pflichtenhefte, Berechnungsunterlagen, technische Zeichnungen oder Versuchsprotokolle sein; auf der anderen Seite gibt es die »externen« Technischen Dokumentationen, die sich insbesondere an die Nutzer eines Produktes wenden. Hier handelt es sich um Bedienungs- und Installationsanleitungen, um Benutzerhandbücher und Tutorials. Erstere werden direkt von der Entwicklungsabteilung eines Herstellers angefertigt; Letztere von sogenannten »Technischen Redakteuren«. Die Normen und Richtlinien für die Erstellung von Technischen Dokumentationen werden etwa vom DIN, dem VDE, dem bereits erwähnten VDI oder dem CEN entwickelt,auf internationaler Ebene wird die ISO tätig.

Redaktionssysteme zur Erstellung von Technischen Dokumentationen

Technische Dokumentationen werden nicht nur für eine fortwährende Optimierung der eigenen Produkte gebraucht, sondern auch und vor allem in Schadensfällen, wo es um die Klärung von Haftungsfragen geht. Insofern müssen sie gut strukturiert und sehr genau angefertigt sein. Um Fehler zu vermeiden, ist es daher ratsam, Redaktionssysteme zu verwenden, die eine sachgemäßeErstellung und Pflege von Technischen Dokumentationen ermöglichen.

Redaktionssysteme zur Erstellung und Pflege von Technischen Dokumentationen erleichtern die Arbeit von Technischen Redakteuren ungemein. So werden bestimmte, gleichbleibende Informationseinheiten archiviert und können immer wieder zur Erstellung einer neuen Technischen Dokumentation herangezogen werden. Da die Informationseinheiten softwarebasiert verwaltet werden, minimiert sich die Gefahr von folgenschweren Kopierfehlern, sodass sich im Gegenzug die Haftungssicherheit erhöht. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Technische Dokumentation an einen externen Dienstleister auszulagern. Dieser übernimmt dann alle Dokumentationsvorgänge von der Erstellung von Betriebsanleitungen und Risikobeurteilungen bis hin zu Wartungsanleitungen und Ersatzteilkatalogen. Als Beispiel zu nennen wäre hier etwa die Firma »gds«, die diesbezüglich einen »Fullservice« anbietet. Externe Dienstleister wissen ganz genau, worauf es bei einer sachgerechten Technischen Dokumentation ankommt und können unter Umständen weitaus effizienter arbeiten als unternehmensinterne Abteilungen. Aufgrund ihres hohen Spezialisierungsgrades sind sie handwerklich und rechtlich oft sicherer und stilistisch eloquenter, was die Texte oft verständlicher macht.

Fazit: Redaktionssysteme können die Qualität von Technischen Dokumentationen erhöhen

Abschließend kann man festhalten, dass Redaktionssysteme bzw. entsprechende Software die Qualität von Technischen Dokumentationen durchaus erhöhen können. Sie minimieren die Fehler und steigern damit die Haftungssicherheit. Zudem kann es unter Umständen sinnvoll sein, die Technischen Dokumentationen an einen externen Dienstleister abzugeben, der aufgrund seiner Professionalität mit einer weitaus höheren Effizienz und Genauigkeit operiert.

Foto: pixabay, Pexels

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