Sind die Mitarbeiter über den Umzug informiert, herrscht mehr Zufriedenheit und weniger Angst Foto: Pixabay © 089photoshootings CCO Public Domain

Büroumzug ohne Desaster – mit diesen Tipps funktioniert es

Ein Umzug ist immer mit Stress verbunden, ein Büroumzug ist allerdings die Königsdisziplin. Wenn Chaos droht, ist nicht nur die Stimmungslage davon beeinflusst, sondern auch das Fortbestehen des Arbeitsplatzes. Insofern ist es entscheidend, dass das Büro schnell von A nach B umgesiedelt wird, um den Arbeitsausfall so gering wie möglich halten. Der Aufwand ist hoch, daher ist es die beste Lösung, von Anfang an auf die Integration von Experten zu setzen. So ist der Umzug am schnellsten erledigt und die Arbeit kann gewohnt weitergehen.

Sind die Mitarbeiter über den Umzug informiert, herrscht mehr Zufriedenheit und weniger Angst Foto: Pixabay © 089photoshootings CCO Public Domain

Ein Umzugsunternehmen unterstützt beim Büroumzug

Wenn ein Büroumzug ansteht, sind noch komplexere Planungen nötig als zuhause. Im neuen Heim ist es nicht schlimm, wenn die ersten Nächte auf der Luftmatratze verbracht werden. Im neuen Büro kann das Arbeitsequipment aber nicht einfach durch aufblasbaren Ersatz ausgetauscht werden.

Um möglichst schnell und effizient umzuziehen, sollte ein Expertenteam an der Seite stehen. Das hohe Maß an Erfahrung sorgt dafür, dass alle wichtigen Schritte zum richtigen Zeitpunkt in die Wege geleitet werden und auch Großgeräte und sensibles Material sicher an den neuen Arbeitsplatz überstellt werden. Zu den Dienstleistungen erfahrener Umzugsunternehmen gehört:

• Sorgfältiger Transport von Arbeitsutensilien
• Verpackung und Transport von Großgeräten
• Beschaffung von Halteverbotszonen vor dem Gebäude
• Bereitstellung von Containern zur Entsorgung von Altgeräten
• Viele Dienstleistungen nach individueller Absprache

Die Zusammenarbeit im Team ist wichtig

Der Arbeitsplatzumzug ist nicht nur für die Geschäftsführung, sondern auch für die Angestellten eine große Herausforderung. Oft spielt Angst eine Rolle, es gibt Sorgen und Unsicherheiten, die das Arbeitsverhalten beeinflussen. Als Team umzuziehen, sorgt dafür, dass sich niemand ausgeschlossen fühlt. Hierfür kann ein gemeinsames Meeting hilfreich sein, bei dem die Gründe für den Umzug erläutert und die nächsten Schritte geplant werden.

Als Belohnung für den Stress kann dann auch ein gemeinsamer Ausflug in Aussicht gestellt werden, um etwas vom Alltag abzuschalten und dann mit neuem Elan im neuen Büro durchzustarten.

Jeder Mitarbeiter kann außerdem selbstständig mithelfen, den Umzug so einfach wie möglich zu gestalten. Alte Arbeitsutensilien, die nicht mehr benötigt werden, können entsorgt werden. Dekorationsartikel und persönliche Dinge können selbstständig verpackt und in einer Kiste abholparat bereitgestellt werden. So entsteht weniger Stress und die Mitarbeiter können sich sicher sein, am Ende ihr persönliches Gut auch wirklich wieder zu bekommen.

Rechtzeitig um die Ummeldung von Verträgen kümmern

Regelmäßige Umzüge sind für Kinder im privaten Leben ein echter Stressfaktor. Die Belastung auf die Mitarbeiter bei einem Büroumzug sollte nicht unterschätzt werden. Umso wichtiger ist es, dass alles reibungslos über die Bühne geht und der Umzug innerhalb weniger Tage erledigt ist. Damit das möglich ist, muss im neuen Büro bereits alles arbeitstechnisch eingerichtet sein. Was häufig in Vergessenheit gerät, sind Ab- und Ummeldung von Verträgen. Wenn die Interneteinrichtung am neuen Arbeitsplatz nicht zum Umzugstermin funktioniert, wird das Arbeiten oft über mehrere Tage unterbrochen. Ein Problem, was sich durch Checklisten oft umgehen lässt. Zu beachten sind unter anderem folgende Verträge und Dienstleistungen:

• Brötchen- und Getränkelieferservice fürs Büro
• Eventuelle Cateringdienste
• Sämtliche Kommunikationsverträge
• Vertrag mit dem Stromanbieter
• Dienstleistungen durch Reinigungspersonal

Im Idealfall ist das neue Büro bereits vollständig einsatzbereit, bevor die Utensilien der alten Räumlichkeiten geliefert werden. Alle Kabel sind an die Arbeitsplätze der Mitarbeiter verlegt, sodass Laptops und Computer nur noch angeschlossen werden müssen.

Wenn der Schlüssel der alten Räumlichkeiten abgegeben wurde, ist der Umzug perfekt Foto: Pixabay © congerdesign CCO Public Domain

Die Einplanung von Ausfallzeiten beim Umzug

Trotz aller Mühe ist es nahezu unmöglich, am Freitag das Büro an der alten Adresse zu schließen und am Montag an neuer Adresse weiterzumachen. Es ist daher oft erforderlich, einige Tage Pause einzulegen. Hierüber müssen nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden rechtzeitig informiert werden. Auf dem Anrufbeantworter teilt eine Nachricht allen Anrufern mit, dass die Räumlichkeiten an einen anderen Ort verlegt werden. Wichtig ist, hier gleich die neue Adresse kundzugeben, sodass sich Kunden drauf einstellen können.

Die E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter sollten in den automatischen Antwort-Modus versetzt werden. Als Abwesenheitsnotiz sollte der Umzug inklusive der neuen Adresse vermehrt werden. Auch die Firmenhomepage und Profile in den sozialen Netzwerken müssen ein Update erhalten. Es lohnt sich, hier schon vier Wochen vor dem anstehenden Umzug darauf hinzuweisen und auch darüber zu informieren, wie lange mit Abwesenheit zu rechnen ist.

Mitarbeiter während Umzugsphase nach Hause schicken

Wenn der Umzug auf Hochtouren läuft, können einige Mitarbeiter ihre Arbeit nicht ausüben. Hier hilft ein vorübergehender Umzug ins Homeoffice. Viele Bürotätigkeiten lassen sich auch von zuhause aus erledigen. Wenn das nicht möglich ist, können auch Überstunden abgefeiert oder Urlaubstage genutzt werden. Wer sich den Unmut seiner Mitarbeiter nicht durch die zwangsweise Verplanung des Urlaubs zuziehen möchte, kann die freien Arbeitskräfte in die Umzugsarbeiten integrieren oder ihnen einen gemeinsamen Ausflug als „Weiterbildung“ anbieten.

In vielen Fällen lohnt es sich aber, das Team beim Umzug zusammenzuhalten. Denn mit vereinten Kräften und mit einem Expertenteam an der Seite ist es schneller möglich, die wichtigsten Gerätschaften wieder ans Laufen zu bekommen und die Arbeit schrittweise wieder aufzunehmen.

Foto 1: Pixabay © 089photoshootings CCO Public Domain
Foto 2: Pixabay © congerdesign CCO Public Domain

Nach oben scrollen